Utilização de certificado digital por prestadores de serviço de Contabilidade, Administração de Condomínios, Gestores de RH e SST, etc. O certificado digital é obrigatório para empregador/contribuinte, pessoa física ou jurídica, titular da obrigação de declarar informações ao eSocial. O acesso ao web service (WS) só se dá por meio dessa tecnologia. Dessa forma, o empregador/contribuinte envia os respectivos eventos do esocial assinando-os com seu certificado digital.
A utilidade do certificado digital
Os atos da vida civil são praticados mediante assinatura da pessoa (física ou jurídica) titular da obrigação. O certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como se fosse uma assinatura digital. Dessa forma, o contribuinte garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, identificando o responsável pelo ato. Entretanto, para sua utilização no sistema eSocial, o certificado deverá atender requisitos exigidos pelo comitê gestor. Portanto, deverá ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O certificado digital poderá ser do tipo A1 (validade de 1 ano) ou A3 (validade de 3 anos).
Quando uma pessoa (física ou jurídica) pratica atos em nome de outra, o faz por meio de procuração: quem assina é o procurador, representando o outorgante, com o dever de praticar os atos em seu interesse, restritos ao objeto da outorga, sob pena de responsabilidade. Em se tratando de transações no mundo digital, para esta situação, existe a figura da procuração eletrônica.
O uso no eSocial
O envio de eventos para o eSocial pode ser feito tanto pela pessoa física ou jurídica sujeito passivo da obrigação, como por um terceiro com poderes outorgados para tal. Esta representação por um terceiro é uma situação rotineira na área trabalhista e tributária como, por exemplo, nos casos de escritórios de contabilidade, gestores de recursos humanos, empresas de medicina e engenharia de segurança do trabalho, ou administradoras de condomínios edilícios, todos representando seus respectivos clientes. Estes são cenários típicos em que deve ser utilizada a citada procuração eletrônica.
Ressaltamos que é irregular, embora frequente no âmbito das prestadoras de serviço supracitadas, a situação em que o certificado digital do titular da obrigação (e sua senha) são entregues ao terceiro que seria seu representante – quando o correto seria a procuração eletrônica. O representante, de posse do certificado e senha da pessoa obrigada, estaria enviando os eventos assinando-os como se fosse o titular, com o certificado digital do titular.
Este procedimento implica: violação das diretrizes de segurança do certificado digital; dificuldade de rastreamento da pessoa que efetivamente praticou os atos em nome do titular; dificuldade de imputar responsabilidades em caso de mau uso; e impossibilidade de limitar os poderes outorgados ao objeto específico do ato jurídico em questão (envio de eventos ao eSocial).
Para mais orientações sobre Procuração Eletrônica e Assinatura Digital acesse https://portal.esocial.gov.br/manuais/orientacoes-assinatura-digital-e-procuracao-eletronica
Fonte: Contabilidade na TV