Imagem: Sindiconet / Reprodução
Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser obrigatoriamente arquivados pelos condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.
Devem ser guardados, durante 5 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS, CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.
Aos síndicos que estão assumindo o cargo pela primeira vez é aconselhável se inteirar de todo o histórico da documentação a fim de garantir o atendimento as diretrizes legais. Especial atenção merecem os documentos gerados pelo departamento pessoal, que são a imensa maioria, tais como: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, DARF de Imposto de Renda na Fonte, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, guias de recolhimento do INSS, FGTS e contribuições sindicais.
Alguns síndicos, principalmente os novatos, não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é imposta pela legislação e que em alguns casos o tempo regulamentado pode chegar a mais de três décadas e que outros nem sequer podem ser descartados, como os documentos inerentes a processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Além de muito valiosos para o histórico e controle, ainda servem como prova e garantia frente a futuras ações trabalhistas ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.
Com o aumento dos serviços operacionais e burocráticos, os responsáveis pelos condomínios já recorrem a serviços de empresas especializadas em gerenciamento eletrônico de documentos, principalmente agora que os condomínios foram transformados em uma espécie de agentes do fisco e estão constantemente na mira da Receita Federal.
O diretor de uma dessas empresas especializadas no gerenciamento dos documentos, assinala que já vem desenvolvendo trabalho de microfilmagem e digitalização para condomínios de vários municípios. Segundo ele, a lei confere maior responsabilidade à função do síndico que agora precisa ter sua atenção redobrada com relação a guarda dos documentos.
Sabendo da fragilidade dos documentos armazenados em papel e do riscos eminentes, ele ainda destaca que somente com o uso das avançadas tecnologias de microfilmagem e digitalização pode se garantir total integridade, segurança e longevidade aos arquivos. Esse fator deverá impulsionar crescentemente a contratação de empresas especializadas no setor, uma vez que o arquivo de documentos tornou-se obrigatório por força da lei e estabelece punições aos condomínios que não cumprirem a exigência legal. As providências de armazenamento impostas pela nova lei significam também, garantia de maior tranqüilidade para os condomínios e para os próprios condôminos.
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DOCUMENTOS |
PRAZO DE GUARDA |
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DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL) |
05 anos |
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DARF PIS/Folha |
10 anos |
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DIRF |
05 anos |
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Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) |
20 anos |
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GFIP (FGTS – RE / GR) |
35 anos |
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Folha de Pagamento |
35 anos |
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Folha de Ponto |
05 anos |
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Formulário CAGED |
10 anos |
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GR Contribuição Sindical / Assistencial |
05 anos |
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GPS |
05 anos |
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Holerites / Recibos de Pagamentos |
05 anos |
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Laudo PPRA |
20 anos |
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Livro de Inspeção do Trabalho |
Permanente |
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Processos Trabalhistas |
Permanente |
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Prontuários de Funcionários |
Permanente |
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RAIS |
Indeterminado |
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Recibo de Vale Refeição |
06 anos |
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Recibo de Vale Transporte |
06 anos |
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Dossiê (Convenção / Especificação) |
Permanente |
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Extratos Bancários |
06 anos |
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Livros de Atas de Assembleia |
Permanente |
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Orçamentos / Contratos de Obras |
Até o final da garantia |
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Pastas de Prestação de Contas |
10 anos |
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Plantas do Condomínio |
Permanente |
Fonte: Portal de Contabilidade