Processo de migração para o eSocial unificará os dados de 44 milhões de empregados do país. Como resultado, o cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias ficará mais rígida.
O eSocial
O eSocial é uma plataforma do Governo Federal que unifica o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos empregados. O processo de migração foi iniciado em 2018 seguindo um cronograma por perfil de empresa.
De acordo com o cronograma, a implantação atual está voltada para empresas do 3º grupo. Esta fase é composta por empresas do Simples Nacional, Organizações da Sociedade Civil e Empregador rural. Entretanto, as entidades do 2º grupo já estão na segunda etapa de implantação.
Importante destacar que a plataforma apenas altera o método de trabalho das entidades. Por conseguinte, nenhuma obrigação foi implantada além das já existentes. Contudo, as companhias que não aderirem estarão sujeitas a multas.
As etapas do eSocial
As informações estão sendo enviadas por fases, no total de cinco. O grupo 1 está na 4ª fase; o grupo 2 está na 3ª fase e o 3º grupo, conforme acima destacado, entrará na primeira fase. Abaixo seguem mais detalhes de todo o processo.
Empresas obrigadas a enviar informações
• 1º Grupo: Empresas com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00. Estas entidades são aquelas integrantes do grupo dois do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016
• 2º Grupo: Empresas com faturamento no ano de 2016 até 78.000.000,00 e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
• 3º Grupo: Empresas optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos.
• 4º Grupo: Entes públicos e organizações internacionais. O que determina cada uma das fases
Da divisão
• Fase 1: Informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
• Fase 2: Empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
• Fase 3: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
• Fase 4: Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias e substituição da GFIP para recolhimento do FGTS;
• Fase 5: Deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).
Como funciona o envio das informações
Quaisquer informações lançadas no sistema da folha de pagamento (processo de admissão, desligamentos, férias, alterações na jornada de trabalho, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), entre outros) são direcionadas para o portal do eSocial. Caso alguma esteja incompleta, como PIS irregular, CPF sem atualização cadastral na Receita Federal ou pendências sobre os dados de dependentes, o sistema impede a continuidade no envio das informações, gerando um histórico de pendências.
Acompanhamento do envio
Após qualquer movimentação no sistema de folha de pagamento, é necessário acompanhar o retorno do portal do eSocial. Todas as informações precisam estar de acordo com o resumo da folha de pagamento para o envio do fechamento do mês, sendo que o prazo do fechamento no portal é até o dia 07 do mês vigente. E atenção: as empresas que não estão conseguindo enviar as informações no prazo precisam se adequar.
Até o momento as inconformidades não estão passíveis de penalidades e ainda não foi estipulada uma data limite para que tudo esteja 100% em conformidade. Entretanto, vale o lembrete de que as empresas precisam buscar se adequar o mais breve possível às determinações do programa de modo a não sofrerem penalizações no futuro que, acredito, deve estar bem próximo.
*Erica Oliveira é tecnóloga em Recursos Humanos. Na TOP PEOPLE é gestora do Departamento Pessoal.
Fonte: IT Forum 365